نحوه انبارگردانی

انبار گردانی و نحوه آن به مجموعه فعالیت هایی گفته می شود که به منظور مدیریت و کنترل موجودی های کالا در یک شرکت صورت می گیرد و انواع مختلفی دارد که شامل انبارگردانی پایان سال، رندوم، دوره ای و مستمر می شود. هدف اصلی از انجام مراحل انبارگردانی، کنترل موجودی است.

موجودی مواد و کالا را می توان جز دارایی های مهم یک شرکت دانست که برای فروش در واحد تجاری و شرکت نگهداری می شوند. همچنین از آن جایی که موجودی مواد جز دارایی های عمده شرکت محسوب می گردد، کنترل و شمارش آن ها امری ضروری به نظر می رسد.

يكي از بهترین روش های كنترل موجودی، شمارش عينی از طریق انبارگردانی می باشد. انبارگردانی به دلیل این که برآورد صحیحی از سود و زیان در پایان دوره مالی شرکت ارائه می دهد، اهمیت ویژه ای دارد. همچنین برای انبارگردانی قواعد و مراحل خاصی وجود دارد که لازم است، متقاضی از این مراحل مطلع باشد.

از این رو، در ادامه مقاله حاضر، قصد داریم، پس از پرداختن به این موضوع که انبارگردانی چه می باشد و وظیفه چه اشخاصی است، در مورد چیستی و ماهیت انبارگردانی در فروشگاه و حسابداری صحبت می شود. سپس با هدف شرکت ها از انبارگردانی و انواع آن آشنا شده و  توضیحاتی در خصوص مراحل و تگ انبارگردانی ارائه خواهیم نمود. در ادامه نکات مهم انبارگردانی در پایان سال، نمونه ای از دستور العمل انبارگردانی، نحوه نوشتن گزارش انبارگردانی و تفاوت انبارداری و انبارگردانی مورد بررسی قرار می گیرند. جهت کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص، با ما همراه باشید.

انبارگردانی چیست

کنترل موجودی یکی از اجزای اصلی اداره یک کسب و کار موفق می باشد. از همین رو ممکن است برخی از اشخاص با مفهوم و فرآیند انبار گردانی آشنایی نداشته باشند و این پرسش برای آن ها مطرح شود که انبارگردانی چیست. لذا در این بخش قصد داریم توضیحاتی در خصوص انبارگردانی ارائه دهیم.

انبار گردانی به مجموعه فعالیت هایی گفته می شود که به منظور مدیریت و کنترل موجودی های کالا در یک شرکت صورت می گیرد. در این فرآیند، کالاها به صورت دستی یا با استفاده از سیستم های خاص، شمارش می شوند تا در صورت نیاز به آن ها، به سرعت قابل دسترس باشد. همچنین در پايان هر دوره مالی برای تشخیص میزان واقعی موجودی های مواد و كالا عمل انبارگردانی انجام می شود.

لازم به ذکر است که میزان موجودی کالا با اطلاعات ثبت شده در دفاتر مالی و اسناد شرکت می بایست منبطق بوده و نباید مغایرتی در این مورد وجود داشته باشد. به عبارت دیگر یکی از مزایای انبارگردانی این است که به شرکت کمک می کند تا اختلافات و مغایرت موجودی با دفاتر مالی شناسایی شود.

همچنین، انبارگردانی از این حیث اهمیت دارد که به شرکت های تولیدی در مدیریت موجودی مواد خام کمک می کند و از مشکل کمبود موجودی جلوگیری می کند. علاوه بر این فرآیند انبارگردانی از شرکتی به شرکت دیگر ممکن است که متفاوت باشد و فواصل انبارگردانی می تواند به صورت هفتگی، ماهانه یا سالانه صورت بگیرد.

انبارگردانی وظیفه کیست

در بخش قبلی با مفهوم انبارگردانی آشنا شدیم و بیان شد که این امر برای کنترل موجودی انبار اهمیت ویژه ای دارد. حال پرسش اساسی این است که انبارگردانی وظیفه کیست و چه شخص یا اشخاصی موظف هستند که انبار گردانی را انجام دهند و پاسخ این سوال به شرح زیر می باشد:

در خصوص پرسش فوق می توان بیان داشت که انبار گردانی توسط مجموعه‌ای از افراد صورت می گیرد که این افراد شامل هماهنگ کننده، سرپرست و گروه های شمارش می باشد. به عبارت دیگر برای شمارش موجودی های انبار در ابتدا كميته ای تحت عنوان كميته انبار گردانی تشکیل می گردد و این كميته شخصی را به عنوان هماهنگ كننده انبار گردانی تعيين می کند. باید توجه داشت که  هماهنگ کننده سرپرستی عمليات انبارگردانی را به عهده دارد.

علاوه بر این 2 نفر جز گروه های شمارش هستند و يك نفر از آن ها عمل شمارش را انجام داده و نفر ديگر شمارش آن را ثبت می کند و سرپرست شمارش نیز بر این دو نفر نظارت دارد. شایان ذکر است که در هنگام انبارگردانی حضور حسابرس و انباردار نیز الزامی می باشد.

انبارگردانی فروشگاه چیست

به دلیل اهمیتی که انبار گردانی در تعیین موجودی کالا دارد، بسیاری از فروشگاه ها اقدام به انبارگردانی می کنند. حال ممکن است که برخی از اشخاص با این فرآیند آشنایی نداشته باشند و این سوال برای آن ها مطرح شود که انبارگردانی فروشگاه چیست که پاسخ آن به شرح زیر می باشد:

انبار گردانی فروشگاه، فرآیندی می باشد که از طریق آن می توان از تعداد و وضعیت موجودی کالاها مطلع شد و اگر کالایی فاسد شده باشد، آن را حذف و با کالای دیگر جایگزین نمود. یکی از مزایای انبارگردانی در فروشگاه این است که به دلیل مشخص شدن موجودی کالا، اگر کسری در فروشگاه وجود داشته باشد؛ می توان آن را تهیه و انبار را به روز رسانی کرد.

لازم به ذکر است که در فروشگاه های مواد غذایی، اغلب انبارگردانی به صورت روزانه انجام می شود؛ زیرا انبارگردانی روزانه بهترین راهکار برای اصلاح موجودی در بهترین زمان ممکن است و مانع افزایش هزینه ها و متضرر شدن فروشگاه ها می شود. باید به این نکته توجه داشت که تا 24 ساعت قبل از انبارگردانی فروشگاه، فاکتور های موقت اینترنتی می بایست نهایی شده و برچسب های شمارش بر روی کالاها توسط  پرسنل نصب شود.

انبارگردانی در حسابداری

همانطور که گفته شد؛ انبارگردانی ممکن است به صورت دستی یا از طریق نرم افزار های حسابداری انجام شود که در  این صورت احتمال بروز خطا و اشتباه کاهش می یابد. لذا در این بخش؛ انبارگردانی در حسابداری مورد مطالعه قرار می گیرد و به شرح زیر  است:

در حسابداری، انبارگردانی به عنوان یکی از مسائل مهم برای مدیریت موجودی شناخته می شود. به عبارتی در این فرآیند موجودی کالاها در انبار شمارش شده و ثبت می گردد و سپس با استفاده از نرم افزارهای حسابداری وضعیت موجودی آن ها بررسی و محاسبه می شود.

اگر در انبار کسری وجود داشته باشد؛ حسابدار موظف است که آن را در سند حسابداری درج کند، بدین توضیح که حساب کسری بدهکار و حساب کنترل مواد، بستانکار درج می شود و در صورتی که موجودی در انباری اضافی بیاید، حساب کنترل مواد، بدهکار و حساب اضافات انبار به عنوان بستاکار ثبت می شود. 

لازم به ذکر است که برای ثبت موجودی های انبار از فرمی به نام كاردكس استفاده می شود كه در اين فرم اگر کالایی وارد شده باشد، در قسمت وارده نوشته شده و اگر کالایی خارج شده باشد، در قسمت صادره نوشته می شود. بنابراین کاردکس مقدار ورودی و خروجی کالا را معلوم می کند.

هدف شرکت ها از انبارگردانی

انبارگردانی به شخص این امکان را می دهد که اطلاعات دقیقی از تعداد فیزیکی کالا در انبار داشته باشد. حال در این بخش قصد داریم به صورت جامع در خصوص هدف شرکت ها از انبار گردانی صحبت کرده و در این مورد توضیحاتی ارائه دهیم. بنابراین هدف شرکت ها از انبارگردانی به شرح زیر می باشد: 

 هدف اصلی از انبار گردانی شمارش و کنترل موجودی کالا می باشد؛ زیرا از این طریق می توان مطمئن شد که به مقدار کافی کالا در انبار وجود دارد. علاوه بر این ممکن است شرکت ها اهداف دیگری برای انبارگردانی داشته باشند. مانند این که اگر بین مقادیر فیزیکی کالا با مقادیر ثبت شده در اسناد شرکت اختلاف و مغایرتی وجود داشته باشد، بعد از انباگردانی به راحتی می توان این اختلاف را شناسایی کرد.

اشخاص حقیقی و شرکت ها که از انبارها در سراسر کشور برای ذخیره و نگهداری کالا استفاده می کنند، با توجه به اقدامی که از سوی دولت برای پیشگیری از جرایم قاچاق و احتکار صورت گرفته است، باید اطلاعات هویتی و واحد خود را در سامانه جامع انبارها nwms.ir به ثبت رسانند.

همچنین در طول زمان ممکن است که برخی از موجودی های انبار آسیب دیده یا بدون استفاده باقی بمانند و از همین رو با انبارگردانی می توان این کالاها را شناسایی کرد و آن ها را از اقلام سالم و پرگردش جدا نمود. باید به این نکته توجه داشت که  در پایان دوره مالی برای ثبت اطلاعات در صورت‌های مالی شرکت، اطلاع دقیق از  میزان موجودی ‌ها ضروری می باشد. به عبارتی در هنگام انبارگردانی، محصولاتی که به انبار و از انبار خارج شده اند؛ مشخص می شود و به این ترتیب می‌توان اطلاعات کاملی را درباره میزان سود و زیان شرکت در طی یکسال به دست آورد.

انواع انبارگردانی

در بخش های گذشته با مفهوم انبارگردانی آشنا شدیم و بیان شد که این فرآیند به معنای کنترل فیزیکی موجودی کالاها می باشد. حال باید توجه داشت که انواع مختلفی از انبارگردانی وجود دارد و لازم است که اشخاص قبل از اقدام به انبارگردانی اطلاعات کافی در این مورد داشته باشند. بنابراین به جهت آشنایی کاربران در این بخش به انواع انبارگردانی اشاره می شود.

انبارگردانی پایان سال: در بسیاری از شرکت‌ ها از جمله شرکت های سهامی، انبارگردانی عمدتا در پایان سال انجام می شود. همچنین انبارگردانی در پایان سال نقش مهمی در تعیین سود و زیان شرکت دارد. به عبارتی برای تهیه صورت سود و زیان یک تجارت، انبارگردانی سالانه انجام می شود.

انبارگردانی میان دوره ای: انبارگردانی میان دوره ای ممکن است در بازه زمانی کوتاه تر یعنی در هر ماه یا هر 6 ماه ماه یک بار انجام  شود.

 انبارگردانی رندوم: کسب ‌و کارها ممکن است به‌طور تصادفی یا رندوم اقدام به انبارگردانی کنند، به‌ ویژه اگر متوجه برخی مغایرت ‌ها شده باشند. به عنوان مثال، اگر بین اطلاعات رایانه یا اسناد شرکت با موجودی فیزیکی ناسازگاری پیدا کردند، می توانند برای شناسایی علت آن، انبارگردانی انجام دهند. به عبارتی انبارگردانی رندوم برای کسانی که فکر می کنند، از انبار آن ها سرقتی شده است، یک ایده خوب به نظر می رسد.

انبارگردانی مستمر: این نوع انبارگردانی به بررسی فیزیکی یا شمارش موجودی به طور منظم اشاره دارد. هدف اصلی از انبارگردانی مستمر اطمینان از وجود مواد اولیه کافی و کالاهای تمام شده می باشد. همچنین این نوع از انبارگردانی برای کالاهای با ارزش بالا (مانند طلا و جواهرات) و کالاهای با گردش مالی  بالا بسیار مناسب خواهد بود.

علاوه بر این دفعات شمارش کالا در انبارگردانی می تواند تک شمارشی، دو شمارشی یا سه شمارشی باشد. همچنین با توجه به توضیحات گفته شده انبارگردانی ممکن است که یک بار در ماه، هر سال یا دو بار در سال بسته به حجم کالاهایی که در انبار وجود دارد، انجام شود. 

مراحل انبارگردانی

انبارگردانی مستلزم انجام مراحلی می باشد و در این میان ممکن است این سوال در ذهن برخی افراد ایجاد شود که انبارگردانی چگونه انجام می گیرد و فرد می بایست در این راستا، چه فرآیندی را طی نماید. از این رو، در ادامه مقاله، به بیان مراحل انبارگردانی پرداخته شده است.

 در خصوص مراحل انبارگردانی باید گفت که در ابتدا باید دستور العمل انبار گردانی تهیه شود و پس از تحریر دستور العمل، یک نسخه از آن برای مدیر انبار و مدیر مالی ارسال می گردد. همچنین در این دستور العمل تعیین اعضای شمارشگر، هماهگ کننده، دفعات شمارش کالا و تاریخ شروع و پایان انبارگردانی الزامی می باشد.

گفتنی است که در طول مدت انبارگردانی از ورود و خروج کالا به انبار جلوگیری می شود و چیدمان کالاها باید به گونه ای کاملا منظم، قابل دسترس و شمارش باشد. همچنین نام و ساير مشخصات اجناس به طور واضح نوشته شده و برچسب شمارش بر روی اجناس برچسب شمارش گذارده می شود.

برای اين كه در شمارش اشتباهی صورت نگیرد؛ می بایست موجودی های امانی از ساير موجودی ها جدا و تفکیک شود. سپس فرآیند شمارش به وسيله گروه های دو نفری شروع می شود؛ یعنی یک نفر موجودی های کالا را شمارش می کند و نفر بعدی آن را ثبت می نماید.

 اگر شمارش اول با اسناد شرکت مغايرت داشته باشد، به ترتیب شمارش دوم و در صورت نیاز شمارش سوم انجام می گیرد. در نهایت مقدار نهایی اعلام شده و  لیست شمارش و صورت جلسات بايد در دو نسخه تهيه به وسيله مسئول انبارها و هماهنگ كننده عمليات انبار گردانی امضا گردد.

تگ انبارگردانی چیست

در بخش قبلی به صورت مفصل مراحل انبارگردانی بررسی شد و بیان گردید که یکی از مراحل ضروری برای انبارگردانی، الصاق برچسب شمارش می باشد. همچنین یکی از مزیت های اصلی استفاده از تگ انبارگردانی این است که فرآیند شمارش را تسهیل می کند و به همین منظور آشنایی با تگ انبار از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.

در پاسخ به این سوال که تگ انبارگردانی چیست؛ می توان بیان داشت که برگه شمارش کالا یک فرم مخصوصی می باشد که به منظور پیشگیری از شمارش تکراری يا از قلم افتادن كالا استفاده می شود. به عبارتی در هنگام شمارش  بر روی کالا برچسبی نصب شده و بر روی آن مقدار شمارش کالا درج می گردد و پس از اتمام عملیات برچسب ها از روی کالا برداشته می شود. 

تگ های انبارگردانی به 3 بخش تقسیم می شود که اطلاعات شمارش اول، دوم و سوم در کادر مربوطه درج می گردد. به عبارت دیگر تگ های شمارش حاوی اطلاعاتی نظیر شماره سریال تگ، کد و نام کالا، مرحله شمارش (اول، دوم و یا سوم)، نام و امضاى مسئول شمارش می باشد.

نکات مهم انبارگردانی در پایان سال

در فرایند انبارگردانی نکات مهمی وجود دارد که لازم است قبل و بعد از شمارش موجودی انبار مورد توجه قرار گیرد. نظر به اهمیت این موضوع، این بخش از مقاله به بیان نکات مهم انبارگردانی در پایان سال اختصاص پیدا کرده است و به شرح زیر خواهد بود:

نکات مهم قبل از شمارش: همانطور که در بخش های قبلی نیز اشاره شد؛ تهیه دستور العمل انبارگردانی قبل از شمارش ضروری می باشد و باید يك نسخه از آن برای حسابرس ارسال شود. همچنین در مدت انبارگردانی از کلیه ورود و خروج کالا به انبار جلوگیری می شود و در صورت ضرورت، ورود و خروج کالا می بایست با حضور هماهنگ كننده و تحت نظارت حسابرسان انجام می گيرد. 

علاوه بر این، قبل از شمارش تمام مدارک، ثبت گردش موجودی ها می بایست به هماهنگ کننده تحویل داده شود. توجه به این نکته ضروری است که سرپرست انبار قبل از شمارش از انبار بازدید می کند که مطمئن شود کالا ها به صورت صحیح چیده شده و اقلام امانی و بدون استفاده از سایر کالاها تفکیک شده باشد.

مرحله شمارش: در این مرحله باید از تگ شمارش استفاده شود و بر روی هر کالا الصاق گردد. همچنین شمارش از طریق گروه های دو نفری انجام می شود و در حین عملیات نباید اموال جا به جا شوند؛ زیرا ممکن است که اشتباهی رخ بدهد و لازم باشد که از اول کالاها شمارش شوند.

نکات مهم بعد از شمارش: در نهایت مهم ترین نکته پس از شمارش این است که لیست نهایی موجودی کالا با کاردکس حسابداری تطبیق داده شود و در پایان عمليات انبارگردانی هماهنگ كننده بايد گزارشی برای کمیته انبارگردانی ارسال کند. در این گزارش علت اصلی ايجاد مغايرت لیست موجودی با اسناد شرکت ذکر می گردد. 

دستور العمل انبارگردانی

برای انجام عملیات انبارگردانی تهیه دستور العمل ضروری می باشد. حال ممکن است که برخی از اشخاص با مفاد و محتوای این دستور العمل آشنایی نداشته باشند. لذا برای بررسی دقیق تر و مطالعه کاربران، نمونه ای از دستور العمل انبارگردانی در جدول زیر آورده شده است.

لازم به ذکر است که برنامه انبارگردانی در اين دستورالعمل، به گونه ای تدوین و تحریر شده است که ضعف های سيستم گردشی عمليات انبار برطرف شود. علاوه بر این فایل فوق، ضوابط و قواعد خاصی را برای قبل و بعد از شمارش اقلام در نظر گرفته است.

نحوه نوشتن گزارش انبارگردانی 

یکی از موارد ضروری برای انبارگردانی، تهیه گزارش می باشد. همچنین برای تهیه این گزارش، نکات خاصی وجود دارد که لازم است به این نکات مهم توجه شود. لذا در این بخش قصد داریم در خصوص نحوه نوشتن گزارش انبارگردانی توضیحاتی ارائه دهیم و به شرح زیر می باشد:

 گزارش انبارگردانی باید شامل اطلاعات دقیق و جامع در مورد موجودی کالاها، ورود و خروج کالاها، موجودی انبار و نیاز به تامین کالاهای جدید باشد. همچنین در صورت مغایرت موجودی فیزیکی کالا با اسناد شرکت، لازم است که علت مغایرت هم در گزارش ذکر شده باشد.

برای نوشتن گزارش انبارگردانی بهتر است اطلاعات به صورت جدول طبقه بندی شود؛ زیرا در این صورت خواندن گزارش برای مدیران راحت تر می باشد. همچنین گزارش حسابدار از مغایرت موجودی بدین صورت است که اگر موجودی انبار کمتر از موجودی طبق دفاتر باشد، کسری و اضافی انبار در ستون بدهکار و موجودی کالا را در ستون بستانکار درج می شود.

تفاوت انبارداری و انبارگردانی

بسیاری از اشخاص به اشتباه تصور می کنند که انبارداری و انبارگردانی، یک مفهوم واحد و مشابه می باشد در حالی که باید توجه داشت که انبارداری و انبارگردانی دو مقوله کاملا متفاوت بوده و باید بین این دو تفکیک قائل شد. لذا تفاوت انبارداری و انبارگردانی به شرح زیر می باشد:

برای درک بهتر این موضوع لازم است که در ابتدا به تعریف انبارداری اشاره کرد. انبارداری به فرآیندی گفته می شود که در طی آن، محصولات به بهترین نحو ممکن در انبار ذخیره‌ می گردد. در واقع هدف اصلی از انبارداری ایمن و در دسترس نگه داشتن کالاها می باشد.

اما هدف انبارگردانی؛ نگهداری  و ذخیره کالا در انبار نیست بلکه انبارگردانی به منظور کنترل میزان ورودی و خروجی کالاها و بررسی صحت آن ‌ها با میزان ثبت ‌شده در اسناد شرکت صورت می گیرد؛ زیرا این گونه می توان برای تنظیم صورت های مالی شرکت، میزان واقعی سود و زیان را به دست آورد.

برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد مراحل انبارگردانی و نحوه آن در کانال تلگرام حقوق تجاری عضو شوید. کارشناسان مرکز مشاوره حقوقی دینا نیز آماده اند تا با ارائه خدمات مشاوره حقوقی تلفنی دینا به سوالات شما عزیزان پیرامون مراحل انبارگردانی و نحوه آن پاسخ دهند.